Die Buchhaltung
Der Schatzmeister besorgt die gesamten finanziellen Angelegenheiten der Loge. Er empfängt alle eingehenden Zahlungen, insbesondere überwacht er die pünktlichen Eingänge der Beiträge und Gebühren.Er muss alle mit Ihren Beiträgen rückständigen Brüder schriftlich mahnen, auch den Meister vom Stuhl über größere Rückstände informieren und etwa erforderlich werdende Maßnahmen mit diesem besprechen. In der Logensoftware können FinTs-Konten angelegt werden. Diese Konten gelten als die Hauptbuchungskonten. Beim Buchen können von diesen Konten die Kontoauszüge herruntergeladen und verbucht werden. Dadurch spart sich der Schatzmeister Zeit und Arbeit.
Die Hauptseite der Buchhaltung
Auf der Hauptseite werden alle Buchungen für das gewählte Buchungsjahr angezeigt. Die Belegnummer gelten für alle FinTS-Konten im gewähltem Buchungsjahr. Bitte beachte, dass nur Buchungen für noch nicht abgeschlossene Buchungsjahre, erfasst werden können. Schließe bitte das Buchungsjahr nach Deiner vollständigen Entlastung durch die Mitgliederversammlung und dem Vorstand der Loge, ab. Bei den Hauptbuchungskonten, wird immer als erstes Konto das jenige angezeigt, Dem Du im Kontenplan die Kennung „Hauptkonto“ zugeordnet hast.
Ein neues Buchungsjahr anlegen
Ein neues Buchungsjahr
Nach dem Du auf den Knopf für das Anlegen eines neuen Buchungsjahres geklickt hast, musst Du in dem sich öffnenden Fenster das Buchungsjahr vorgeben. Hinweis: Es kann kein doppeltes Buchungsjahr angelegt werden!
Den Anfangssaldo korrigieren
Den Anfangssaldo korrigieren
Es gibt verschiedene Gründe den Anfangssoldo zu korrigieren. So kann es zum Bsp. sein, dass der Schatzmeister noch nicht Entlastet wurde, was ja die Regel zu Beginn eines neuen Kalenderjahres ist. Oder es war bei der Erfassung ein Zahlendreher vohanden usw. u.s.w. Überzeuge Dich bitte bevor Du den Anfangsbestand eingibst, ob das korrekte FinTS-Konto gewählt wurde.
Buchungen ändern
Buchungen ändern
Wähle die Buchung, die Du ändern möchtest aus, in dem Du auf die Buchung klickst und danach klickst Du auf den Knopf Buchung ändern. Das Ändern der Buchung, ist keine Stornierung. Hinweis: Es kann das Buchungsdatum geändert werden, aber nicht das Buchungsjahr.
Buchung stornieren
Eine Buchung stornieren.
Wähle zuvor die Buchung die Du stornieren möchtes, in dem Du auf die Buchung klickst. Danach klickst Du auf den Knof für die Stornierung. Es wird das nebenstehende Fenster angezeigt. Soll die Stornierung durchgeführt werden, dann wähle bitte „Ja“. Lese bitte die Information im unteren Teil des Fensters. Hinweis: Und NEIN, eine stornierte Buchung bleibt sichtbar. Und es ist kein Vergehen, wenn man sich mal verbucht haben sollte.
Ein Buchungsjahr löschen
Ein Buchungsjahr löschen
Es können nur Buchungsjahre gelöscht werden, deren Aufbewahrungszeit von 10 Jahren, noch nicht abgelaufen sind. Sollte die gesetzliche Aufbewahrungpflicht verstrichen sein, dann wird das Buchungsjahr und auch alle vorhandenen Buchungen gelöscht!
Die Buchungen
Buchungen können auf 2 Arten erfasst werden.
1. Buchungen erfassen von Bankauszügen
2. Buchungen erfassen ohne Bankauszügen.
Das Erfassen von Buchungen auf der Grundlage von Bankauszügen ist der anderen Erfassung vorzuziehen, da die Daten wie zum Bsp. der Buchungsbetrag, das Buchungsdatum und der Buchungstext vorhanden sind. Selbstverständlich können bei dieser Art der Buchungsbetrag auf unterschiedlichen Konten verbucht werden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bruder in einer Summe den Mitgliedsbeitrag und die Aufnahmegebühren überwiesen hat.
Gebucht wird immer im Stapel. Dies hat den Buchungsvorteil, dass Du noch einiges korrigieren kannst, bevor Du die Buchungen endgültig übernimmst. Im Buchungsstapel werden zuerst alle Buchungen gesammelt. Im Bereich der Positionen für die Kontoauszüge werden alle geladenen Kontoauszugspositionen angezeigt. Im Bereich der Kontengruppen werden alle angelegten Buchungskonten für die gewählte Gruppe angezeigt.
Buchungen erfassen
Ein Mitgliedsbeitrag eines Bruders verbuchen.
Wähle als erstes die Kontengruppe Mitgliedskonten und dort das Konto „Mitgliedsbeitrag“. Als nächstes wählst Du die Seite „Forderungen“ und dort wählst Du den Bruder aus. Beim Klick auf einen Brudernamen, werden alle offenen Forderungen des Bruders angezeigt. Wähle die Forderung, die verbucht werden soll, in dem Du auf die Zeile mit den Forderungen klickst, aus. Es wird der Zahlbetrag angezeigt und als Buchungsbetrag von der Logensoftware übertragen.
Wähle die Position zur Übernahme aus.
Bedeutungen:
ges. Buchungsbetrag: Der übernommene Buchungsbetrag
Buchungsbetrag: Der Betrag für die Buchung
Restbetrag: Nach Übername in den Stapel der Ges. Bechungsbetrag – Buchungsbetrag
Der Restbetrag kann selbstverständlich auch Null (0) sein.
Die Position in den Stapel übernehmen
Zur Übernahme in den Stapel mußt Du auf diesen Knopf klicken.
Da der Restbetrag nach Übergabe in den Stapel noch größer als Null ist, wählst Du nun eine weitere Forderung des Bruders aus. Falls der Restbetrag größer als der Buchungsbetrag sein sollte, dann trage bitte in das Feld „Buchungsbetrag“ den Restbetrag ein und übergebe die Buchung in den Stapel.
Buchung im Stapel bearbeiten
Jede im Stapel befindliche Buchung kann vor der Übernahme in die Buchungen bearbeitet oder auch gelöscht werden. Es kann der Buchungstext, die Rechnungs-Nummer oder die Auszugs-Nummer geändert oder ergänzt werden. Ausserdem ist es möglich die vorläufige Buchung aus dem Stapel zu löschen.
Buchung ohne Auszugsposition
Diese Funktion benötigst Du nur, wenn Du ohne Kontoauszüge der Bank buchst. Das Tauschen der Konten geling nur, wenn ein Betrag in das Feld „Rechnungsbetrag“ eingetragen wurde.
Den Buchungsstapel übernehmen
Bevor Du den Buchungsstapel in die Buchungen übernimmst, prüfe bitte ob auch alle Buchungen korrekt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, dann lösche die vorläufige Buchung aus dem Stapel und buche sie erneut mit den korrekten Daten. Du kannst nach der Übernahme nur den Buchungstext, die Rechnungsnummer, die Konto-Auszugsnummer und das Buchungsdatum ändern.